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Emisión, renovación y revocación de firma electrónica

0870081309
Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN

Última actualización: 7 Abril, 2020

El Instrumento de Firma Electrónica (IFE) es la combinación de una Identidad Electrónica (IE) y un Código  Electrónico (CE) que sirve para el cumplimiento de deberes formales y tareas electrónicas habilitadas
en los servicios electrónicos de la entidad.

La emisión del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) se podrá realizar de manera virtual ingresando con las claves de ingreso, la renovación se podrá realizar de manera virtual antes de su vencimiento, la vigencia de la firma electrónica es de 3 años, si no se realiza dentro del término anterior deberá agendar una cita.

Requisitos

Requisitos del trámite

  1. Solicitar cita en Sistema agendamiento virtual de citas de la DIAN.
  2. Reunir los siguientes  documentos:
    • A nombre propio: Mostrar el original del documento de identidad
    •  En representación de un contribuyente: Estar relacionado como tercero en el Rut  de la persona natural o jurídica que represente, ya sea en calidad de representante legal, revisor fiscal, contador étc.
  3. Como respuesta se obtiene la firma electrónica de forma inmediata.

Emisión de la firma electrónica:

Es la gestión presencial del usuario en las instalaciones de la DIAN, solicitando la generación de la identidad electrónica (IE) y realizando la habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para firmar dentro de los servicios informáticos electrónicos o cuando se presente cambios en la información de identificación del obligado.

  • Dentro de este proceso, el usuario seleccionará 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá sólo para recuperar la contraseña de la Identidad Electrónica en caso de olvido.
  • El usuario aceptará mediante acuerdo las responsabilidades frente a la Firma Electrónica y la entidad pondrá a disposición el servicio informático electrónico soporte de esta función, para su posterior uso.
  • Si el usuario no finaliza la autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) del proceso de emisión dentro de los veinte (20) días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso de emisión.

Renovación de la firma electrónica:

Es la autogestión que el suscriptor debe adelantar a través de los servicios informáticos electrónicos de la DIAN para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones
ante la entidad por las siguientes causales:

  • Extender la vigencia del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) para continuar firmando ante la DIAN; esta renovación se hace por proximidad de la fecha de vencimiento del período de validez del Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
  • Cuando el suscriptor considere que se ha vulnerado la seguridad de su Instrumento de Firma Electrónica (IFE).
  •  Por pérdida de la contraseña de la Identidad Electrónica (salvo que recuerde las respuestas de las preguntas reto configuradas en el proceso de emisión).
  • Si el suscriptor no finaliza el proceso de renovación por autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica dentro de los veinte días calendario siguientes a la solicitud, el sistema solicitará reiniciar el proceso de renovación.

Revocación de la firma electrónica:

Es la gestión de oficio o que a solicitud del suscriptor o a través de apoderado debidamente facultado, se realiza para dejar sin efecto el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), sea para generar un nuevo instrumento o para dejar de firmar electronicamente ante la DIAN por las siguientes causales:

  • Por el cambio de identidad del suscriptor.
  • Por muerte del suscriptor.
  • Por el hecho de no encontrarse dentro de los obligados de conformidad con la normatividad vigente, sin que sea eximente de las obligaciones que tenga frente a la DIAN.
  • Cuando el sistema de seguridad de la DIAN ha sido comprometido de manera material que afecte la confiabilidad de las identidades electrónicas emitidas a sus  suscriptores.
  • Por orden judicial o informe de autoridad competente.
  • La revocación del certificado digital, se solicita por medio del aplicativo de PQRS, donde manifieste no tener la obligación de suscribir declaraciones, presentar información a nombre de terceros, ni a nombre propio a través de los Servicios Informáticos Electrónicos, ni facturar o manifieste alguna de las causales establecidas en la Resolución 70 de noviembre  3 de 2016.
  • Una vez revocado el Instrumento de Firma Electrónica (IFE), el usuario deberá volver a solicitarlo en caso de requerirlo mediante el procedimiento de emisión descrito anteriormente.
Canales de atención

Canales de atención

Canal telefónico

  • Línea:195
  • 3556922:  Líneas de Información General Contact Center en Bogotá, horario de atención telefónica de lunes a viernes 6:00 a.m. a 8:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.
  • 3556923:  Línea única de Agendamiento  de Devoluciones y/o Compensaciones en Bogotá, horario de atención telefónica de lunes a viernes 6:00 a.m. a 8:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.
  • 3556924: Líneas de Información Aduanera Contact Center en Bogotá, horario de atención telefónica de lunes a viernes 6:00 a.m. a 8:00 p.m. y sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.

 

Canal virtual

  • Aquí puede ejercer su derecho a la defensa, cuando sienta que las actuaciones y servicios prestados por la DIAN, han vulnerado o puesto en peligro sus derechos (defensoria@dian.gov.co).
  • PQSR
  • CHAT de contacto al usuario: A través de este servicio atenderemos sus inquietudes sobre:
    •  Información de tipo general sobre la normatividad, sitios de atención, plazos y topes para la presentación de declaraciones y pagos.
    • El horario de servicio es de lunes a viernes de 6:00 a.m. a 8:00 p.m y sábados de 8:00 a.m. a 2:00 p.m.
Tenga en cuenta

Tenga en cuenta

  • El horario de atención en la Red CADE  es de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m.
  • En el punto de atención SuperCADE Bosa la atención será de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 4:00 p.m., mientras que en el punto SuperCADE CAD  adicional los sábados la atención será de 8:00 a.m. a 12:00 m.
  • El trámite no tiene costo.
  • Consulte las Preguntas frecuentes.
  • Previo a este trámite deberá actualizar, de ser necesario, el Registro Único Tributario del obligado (persona jurídica o natural) incluyendo al representante legal, revisor fiscal y/o contador a quien se le asignará el mecanismo de firma con certificado digital de manera presencial en los puntos de la DIAN con previa cita.
  • En caso de que el mecanismo digital haya perdido su vigencia, debe realizarse su renovación.
  • El representante legal, revisor fiscal y/o contador deberá inscribir o actualizar, de ser necesario, su Registro Único Tributario personal, informando su correo electrónico e incluyendo la responsabilidad 22 “obligados a cumplir deberes formales”.
  • Las Personas Naturales que se encuentren en el exterior pueden enviar la solicitud al buzón rut-extranjeros@dian.gov.co, adjuntando copia escaneada del documento de identidad y documento que autorice la residencia en el exterior. Debe tener presente que su RUT debe estar actualizado el cual debe contener un correo electrónico vigente.
  • Una vez emitido el mecanismo digital, el suscriptor del mismo, mediante un proceso de autogestión  debe proceder a responder cinco (5) preguntas cuyas respuestas son un factor de autenticación que servirá para recuperar la contraseña de la identidad electrónica, en caso de olvido.
  • La revocación del certificado digital, se solicita por medio de  documento radicado en la oficina ubicada en la carrera 6 No. 15 -32 piso 1 o realizar la solicitud de revocación por medio del aplicativo de QRSP,  donde manifieste no tener la obligación de suscribir declaraciones,  presentar información a nombre de terceros, ni a nombre propio a través de los Servicios Informáticos Electrónicos, ni facturar o manifieste alguna de las causales establecidas en la Resolución 70 del 3 de noviembre de 2016.
  • La vigencia del mecanismo digital es de tres (3) años contados a partir del momento en que se hayan realizados las tareas de contentar las preguntas y habilitar la contraseña.
  • Igualmente la Renovación del Certificado Digital se puede realizar directamente por el usuario a través de la Página de la DIAN durante los 30 días antes del vencimiento del plazo.
  • Este mecanismo pierde su validez en ciertas circunstancias establecidas mediante normatividad, por lo cual la entidad puede revocarlo.
  • Si requiere enviar queja, reclamo, sugerencia, petición o felicitación  ingrese a través de internet Quejas y Soluciones DIAN.

MIGRACIÓN DE FIRMA DIGITAL A FIRMA ELECTRÓNICA POR UNA ÚNICA VEZ:

  • El suscriptor de firma digital renovará por migración al nuevo Instrumento de Firma Electrónica (IFE) mediante la autogestión en los sistemas informáticos electrónicos, para continuar con el cumplimiento de sus obligaciones y operaciones ante la Dian.
  • El usuario de renovación por migración, deberá seleccionar 5 preguntas reto, cuyas respuestas son un factor de autenticación alterno, que servirá solo para recuperar la Contraseña de la Identidad
  • Electrónica en caso de olvido y así generar la Identidad Electrónica (IE) y continuar firmando ante la Dian.
  • El usuario aceptará mediante acuerdo las responsabilidades frente a la FE y la entidad pondrá a disposición el servicio informático electrónico soporte de esta función, para su posterior uso.
  • Si el usuario no finaliza el proceso de renovación por migración mediante autogestión de habilitación del Instrumento de Firma Electrónica (IFE) dentro de los veinte días calendario
    siguientes a la solicitud, el sistema solicitará iniciar el proceso de emisión.
Soporte jurídico

Soporte jurídico

  • Resolución 70 de noviembre 3 de 2016 “Por la cual se reglamenta el uso de firma electrónica en los servicios informáticos electrónicos de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales DIAN”.
  • Resolución 3076 de 2012   “Por la cual se modifica la Resolución del 12 de Mayo de 2011 estableciendo el horario de atención al público en los Puntos de Contactos a cargo de la Dirección Seccional de Impuestos de Bogotá”.
  • Decreto 000019 de 2012 – “Por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública”.